Dokumente eines Dokumentenmanagementsystems.
Das QM-Handbuch.
Das QM-Handbuch ist die oberste Ebene eines Dokumentenmanagements. Das QM-Handbuch beschreibt in Kurzform das Managementsystem, die Organisations- und Qualitätsgrundsätze, die Organisations- und Qualitätsziele, die daraus resultierenden Ziele und die für die Organisation relevanten Prozesse und verweist auf die entsprechende Dokumentation
Das QM-Handbuch soll dem Leser auf wenigen Seiten einen schnellen Überblick über das QM-System des Unternehmens geben. Diese Ausführungen sind recht allgemein gestaltet. Firmen Know-how gehört nicht in ein QM-Handbuch, für detaillierte Beschreibungen sind auf der zweiten und vor allem dritten Dokumentationsebene zu finden.
Umfang, Inhalt, Detaillierungsgrad und Gestaltung des QM-Handbuchs sind grundsätzlich und vorrangig den Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen. Abzuwägen ist dabei, welcher Leserkreis dafür potentiell in Frage kommt.
Die Verfahrensanweisung.
Die zweite Dokumentationsebene im Dokumentenmanagement sind Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen. Eine Verfahrensanweisung beschreibt die Art und Weise, wie Anforderungen an das Managementsystem umgesetzt werden sollen. Dies beinhaltet die Festlegung von Maßnahmen und der dafür verantwortlichen Stellen. ie Verfahrensanweisung legt also fest, welche Tätigkeiten
- auf welche Art und Weise,
- durch welche Stellen,
- in welchen Fällen,
- zu welchem Zeitpunkt und
- mit welchen Ressourcen durchgeführt werden sollen.
Dokumentierte Verfahren können aufgrund von Bedürfnissen der Organisation erstellt werden, werden aber ebenso von der ISO 9001 gefordert. Zu folgenden Kapiteln der ISO 9001 muss ein dokumentiertes Verfahren vorhanden sein:
- 4.2.3 Lenkung von Dokumenten,
- 4.2.4 Lenkung von Aufzeichnungen,
- 8.2.2 Internes Audit,
- 8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte,
- 8.5.2 Korrekturmaßnahmen,
- 8.5.3 Vorbeugungsmaßnahmen.
Die Arbeitsanweisung.
Arbeitsanweisungen sind Dokumente der dritten Dokumentationsebene im Dokumentenmanagement und enthalten in verbaler oder visueller Form alle Angaben, die zur Herstellung eines Produkts oder zur Realisierung einer Dienstleistung erforderlich sind. Vorteilhaft ist die Gliederung von Arbeitsanweisungen in die einzelnen Herstellungs- und/oder Realisierungsschritte. Somit werden gezieltere Einsatzmöglichkeiten geschaffen.
Ob Arbeitsanweisungen notwendig sind - und wenn ja - in welchem Umfang und Detailtiefe hängt von drei Faktoren ab:
- Vorgaben von Kunden oder Gesetzgebung,
- Bildungsstand des Anwenders und der
- Komplexität der Dienstleistung oder des Produkts.
Die Prüfanweisung.
Ein Dokument der dritten Dokumentationsebene im Dokumentenmanagement. Eine Prüfanweisung ist eine spezifische Form der Arbeitsanweisung. Inhalte beziehen sich bei der Prüfanweisung im Gegensatz zur Arbeitsanweisung jedoch auf Vorgaben von Prüfungen.
Formulare und Checklisten.
Sind Dokumente der dritten Dokumentationsebene im Dokumentenmanagement. Grundsätzlich sind alle Dokumente die in einem Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz kommen Hilfsmittel. Hilfsmittel um Sachverhalte festzuschreiben und nachvollziehbar zu machen oder um Tätigkeiten zu standardisieren. Weitere Dokumente der dritten Dokumentationsebene können neben Formularen und Checklsiten auch:
- Zeichnungen,
- Spezifikationen,
- Stücklisten,
- Arbeitspläne,
- Prüfpläne,
- Rezepturen usw. sein
Alle Unterlagen beziehen sich entweder auf eine Dienstleistung, ein Produkt oder auf einen Arbeitsplatz.
Mehr Informationen zum Thema Dokumentenmanagement finden Sie auch in unserem BLOG.
